loading
seozie-img
pengertian kearsipan dan peralatan kearsipan

Definisi kearsipan menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 berbunyi:

  1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
  2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Maka dari itu, arsip bukan terbatas pada surat, melainkan semua bentuk perekam data dan informasi, seperti foto, rekaman, film bahkan juga tape ataupun disket komputer.

Sedangkan kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun yang diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan.

Tahapan Demi Tahapan Menjaga Kelanjutan Hidup Arsip

1. Tahap penciptaan

Arsip dihasilkan sebagai akibat dari macam-macam kegiatan dan tindakan yang dilakukan oleh suatu organisasi dengan muatan berbagai data dan informasi di dalamnya. Tindakan yang berkaitan dengan fungsi, kegiatan dan transaksi. Fungsi yang dimaksud disini mencakup seluruh tanggung jawab yang dibebankan pada organisasi untuk menyelesaikan beberapa tujuan yang melandasi pendirian organisasi yang bersangkutan. Mengenai keanekaragaman bentuk fisik arsip bergantung pada jenis media yang digunakan dalam melaksanakan tindakan.

2. Tahap penggunaan

Arsip yang telah tercipta akan aktif digunakan untuk beberapa keperluan. Seperti, sebagai bahan pengambilan keputusan, penetapan kebijakan, perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan kepentingan lainnya. 

3. Tahap istirahat

Dalam tahap ini sebaiknya arsip yang sudah tidak lagi (jarang) diperlukan untuk dikurangi jumlahnya (penyusutan; dipilah arsip yang bernilai tinggi) agar tidak menimbulkan pemborosan, juga guna mengefisiensi dan menghemat ruangan, peralatan, dan tenaga. Hingga kemudian mudah dalam pengawasan dan pemeliharaannya.

Kegunaan dan Fungsi Arsip

1. Membantu pengambilan keputusan.

2. Menunjang perencanaan.

3. Mendukung pengawasan.

4. Sebagai alat pembuktian.

5. Memori perusahaan, melestarikan ingatan lembaga/instansi.

6. Efesiensi instansi/lembaga.

7. Menyediakan informasi produk.

8. Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

9. Sebagai rujukan historis.

10. Menyediakan informasi personalia, keuangan, dan sejenisnya.

11. Memelihara aktivitas hubungan masyarakat.

12. Arsip juga digunakan untuk kepentingan politik.

13. Untuk pendidikan.

14. Untuk menyelamatkan diri baik secara fisik maupun rohani.

15. Untuk menelusur silsilah.

Pemeliharaan dan Perawatan Arsip

Pemeliharaan, merupakan usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik, sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya arsip.

Perawatan, merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan pada arsip yang rusak agar informasinya tetap terpelihara.

Pemeliharaannya sendiri meliputi:

Lingkungan

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pemeliharaan lingkungan, antara lain:

Ruang tempat penyimpanan arsip harus cukup luas, bersih, dan terang. Menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak dimakan rayap, terbakar, dan dinding/lantai tidak lembab. Lokasi bangunan berada di daerah yang aman, jauh dari pengaruh banjir dan bencana alam lainnya. Temperatur suhu dan kelembaban disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan.

Ruangan penyimpan arsip

  1. Lokasi gedung/ruang arsip
  2. Penggunaan sistem pendingin (AC)
  3. Penggunaan rak arsip/tempat arsip

Dengan begitu, tentunya ruang kearsipan membutuhkan servis AC yang berpengalaman. Seperti halnya, Service AC Jakarta Selatan dan jasa Pasang AC Jakarta Selatan yang satu ini. Untuk Anda yang hendak memasang dan menservis AC, bisa segera pesan melalui website resminya: panuluh-service.com.

Beberapa sebab kerusakan arsip

  1. Faktor biologis (jamur)
  2. Faktor fisik (panas dan air)

Peralatan Kearsipan

Peralatan kearsipan seperti rak, filing cabinet, roll opack, lemari gambar yang berkualitas baik dan memenuhi standardisasi yang telah ditentukan.

Upaya ini dilakukan untuk melindungi, mengawasi, dan mengambil langkah      agar arsip tetap terjamin keselamatannya. Dengan menjamin kondisi fisik serta tempat penyimpanan arsip.

Berdasarkan corak arsip yang beragam di atas, masing-masing jenis arsip tersebut memiliki karakteristik berbeda, sehingga cara pemeliharaannya pun berbeda. Perlu adanya pemahaman tertentu mengenai karakter masing-masing jenis arsip.

Dengan demikian diperlukan adanya arsiparis yang:

  • Jujur dan dapat menyimpan rahasia
  • Disiplin
  • Terampil dan cekatan
  • Terdidik dan terlatih
  • Rapi dan bersih.

Write a Reply or Comment

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *